Textos legales que debe tener una web en 2023

En el siguiente post hablamos de a qué nos obliga la normativa y qué textos legales vigentes debemos incluir actualmente en una página web. Sigue leyendo…

En las agencias de marketing online y de desarrollo web tenemos muy claro qué ingredientes y elementos tiene que tener una página o un e-commerce para generar la mejor experiencia de usuario.

Sin embargo, otro de los aspectos imprescindibles es conocer y saber muy bien los textos legales que debe ofrecer para que sea una página confiable, totalmente segura y transparente.

El objetivo principal de estos textos es informar al usuario del tratamiento de sus datos personales, de las normas que se deben seguir en una página web o en un ecommerce o las cookies de seguimiento. Esta información es obligatoria especialmente si vendes online, si vas a recabar datos de los usuarios o si monetizas la web con un blog.

Si no cumplimos y no incluimos este contenido legal y la información detallada tal y como se exige de acuerdo a la normativa europea, podemos correr el riesgo de ser sancionados por la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos).

Las autoridades competentes en esta materia están incrementando el número de procedimientos y sanciones a responsables de webs que se saltan la normativa del tratamiento de los datos personales, incumplimientos de validez del consentimiento, falta de información detallada sobre procesamiento de los datos, o incluso por la instalación de cookies sin informar previamente al usuario, entre otras sanciones.

Cuanto más transparentes seamos y mejor incluyamos y detallemos esta info, nuestro sitio generará más engagement y confianza en aquellos usuarios que quieran realizar una conversión o una transacción.

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¿Qué textos legales se deben incluir en una web?

A la hora de publicar una página web o un e-commerce hay 5 normas que nos incumben, y en base a ello, se deben incluir al menos estos textos legales:

Aviso Legal

El Aviso Legal se aplica prácticamente en todas las páginas web. Es el documento dentro del sitio que identifica a su propietario y cuya misión es que los usuarios reconozcan quién hay detrás de ella.

Recoge la información y el contenido de la ley que lo regula, es decir, la Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico, más conocida como LSSICE o LSSI. Debe incluir,

• Datos que permitan identificar al dueño o responsable de la página web.
• La exención de responsabilidades en cuanto al uso de cookies, las política de cookies, etc.
• Derechos de propiedad intelectual e industrial.
• La ley aplicable y la jurisdicción.

Política de cookies

Aunque en nuestro glosario hablamos de los tipos de cookies y de la importancia y obligatoriedad en cualquier web de incluir la política de cookies, podemos definirla como el texto legal que informa al usuario sobre el tipo de cookies que emplea una web y con qué finalidad.

Es uno de los textos del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo General de Protección de Datos (RGDP) y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD).

Si se van a instalar cookies funcionales o técnicas, se tendrá que analizar si es necesario incorporar la petición de consentimiento del usuario aplicando la información a través de un banner que permita acceder a la política de cookies, que no va a desaparecer hasta que el usuario lo acepte.

En el caso de aquellas que no sea obligatorio que nos den el consentimiento hay que valorar si están incluidas en el artículo 22.2 de la LSSI.

Se deberá detallar,

• La información acerca de las cookies: tipos, consentimiento.
• Información sobre el tratamiento: responsable, finalidad, criterios de conservación, quiénes son los destinatarios de los datos, etc.
• Una lista detallada de las cookies que se utilizan en la web.
• Cómo se puede revocar el consentimiento y cómo se pueden eliminar las cookies del navegador.

Para cualquier duda, también está disponible la Guía sobre el uso de las cookies de la AEPD.

Cuanto más transparentes seamos y mejor incluyamos y detallemos esta info, nuestro sitio generará más engagement y confianza en aquellos usuarios que quieran realizar una conversión o una transacción.

Política de privacidad

La política de privacidad es un documento legal que plantea cómo una organización, en este caso un sitio online, retiene, procesa y maneja los datos del usuario o cliente.

Se utiliza comúnmente en internet, un contrato por el que se promete y garantiza mantener la información personal del usuario, y que se debe dejar y advertir previamente de forma explícita en cada caso, para que quien vaya a tener acceso a determinados sitios de una web pueda hacer clic y aceptar dicha política de privacidad.

Aunque debido a su extensión, la mayoría de las personas no solemos leerla al completo, es obligación del usuario leer la política de privacidad para revisar y asegurar que no va a haber una posible alteración del tratamiento de sus datos o posible violación de su privacidad.

Además de estar informados, también tiene que incluir claramente cómo los usuarios pueden acceder, modificar o cancelar los datos.

Se regula tanto en el GDPR como en la LOPDGDD, y lo ideal de acuerdo a la normativa (Artículo 12 del GDPR) es que la política de privacidad sea concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo.

Debe incluir los siguientes datos,

• Información del responsable del tratamiento, es decir, nombre de la empresa o de quien la representa.
• Datos del responsable en materia de protección de datos, nombre, razón social, NIF, dirección electrónica y postal, número de teléfono.
• Finalidad del tratamiento.
• Se informará de los terceros destinatarios a los que se enviarán dichos datos personales.
• Si se van a transferir datos fuera de España, también se debe informar.
• Se debe indicar el plazo máximo que se van a conservar los datos de los usuarios.
• Aviso ARCO, es decir, se debe informar del derecho de acceso, rectificación, cancelación y objeción que tiene derecho el usuario.
• Si nuestra página web en cuestión utiliza el tratamiento automatizado de datos como la creación de perfiles de los usuarios, el texto de política de privacidad deberá detallar cómo se lleva a cabo.

Condiciones de contratación

Si tienes una tienda online o un ecommerce y vendes productos por internet, debes tener en cuenta que en tu web debes incluir las condiciones de contratación.

Se trata de un texto legal o contrato que regulará las condiciones de venta o prestación de un servicio.

Son contratos de adhesión, es decir, si el cliente quiere comprar, debe aceptar las condiciones; sirve básicamente para informar con claridad a los usuarios cuáles son las condiciones comerciales, y al tratarse de transacciones, es importante detallar en el texto,

• La información como el nombre o denominación social y datos de contacto (domicilio, e-mail, y cualquier otra información importante como los datos del Registro Mercantil o el número de Identificación Fiscal).
• La descripción con las características de los productos.
• Las condiciones para realizar el pedido online, medios y formas de pago, los gastos que puede conllevar, el envío, los plazos de entrega.
• La gestión y procedimientos en caso de devolución, desistimiento o anulación del pedido, entre otros aspectos relevantes.

En este caso la ayuda de alguien especializado será importante para redactar el texto de forma que sea lo más claro y conciso posible, especificando con detalle todos y cada uno de los puntos.

De esta manera se garantizará una mayor transparencia al cliente.

Al igual que en el punto anterior, estas condiciones deben ser claras, concisas y sobre todo deben estar visibles. Su regulación se encuentra en la LSSI, que obliga a incluirlas.

También se regula por la Ley 7/1996, de 15 de enero, de Ordenación del Comercio Minorista.

Una vez se haya celebrado y aceptado el contrato, es necesario confirmar la aceptación del mismo con un justificante o acuse de recibo ya sea por correo electrónico o medio equivalente.

Formulario

La mayoría de webs siempre contienen formularios de diferentes tipos (por comentarios, de contacto, por suscripciones, etc.), sobre los cuales debemos tener muy claro que es necesario cumplir con la normativa vigente de protección de datos y preparar el texto legal.

Aunque no resulta demasiado complicado porque la mayoría de páginas web ya tienen plugins que incluyen la posibilidad de crear formularios que cumplen con la normativa RGPD, y nada más tendremos que seguir los pasos, hay que saber cuáles son, de tal manera que podamos preparar los nuestros personalizados y cumpliendo con el RGPD y la LOPD.

Para cumplir con la ley, y por indicación de la propia AEPD se estableció un sistema para facilitar la información por capas o niveles, y así dar cumplimiento respectivamente a los artículos 13 y 14 de la LOPD.

Así y bajo esta premisa, se debe proporcionar al usuario la información en el momento que se solicitan los datos, previo a su recogida y registro.

Así en la primera capa, aparecerán de forma resumida el tratamiento de los datos que se va a llevar a cabo en cada formulario, y en la segunda capa se ampliará la información que ya se ha facilitado.

En la primera capa,

• Responsable, que es el nombre o razón social del responsable del tratamiento de los datos.
• Finalidad de para qué se solicita la información en cada formulario.
• Legitimación, derechos del tratamiento de los datos.
• También se debe incluir un enlace a la segunda capa.
• Consentimiento explícito.

En la segunda capa,

• Información completa del tratamiento.
• Otra opción es sustituir directamente por la política de privacidad que es lo que hacen numerosas webs.

Unos ejemplos muy prácticos…

Con toda esta información, la siguiente cuestión es averiguar si dependiendo del tipo de web que tenga, qué textos legales tengo que incluir.